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Como migrar seu OTRS 7 para o Znuny LTS


Temos recebidos muitos contatos questionando como migrar o OTRS 7 para o Znuny LTS, vamos descrever aqui todo o processo.

O Znuny LTS é o fork elegido pela https://www.otter-alliance.de/ para continuidade da versão community do OTRS, e essas migrações são feitas devido a necessidade de customizações e falta de flexibilidade da versão business.

O processo é bem simples, não ocorre perda de dados e pode ser feito em algumas horas. Inclusive se você já possuir um contrato de suporte com a Service Up, isso é feito sem custo.

Primeiro você deve obter os seus dados, para isso solicite uma cópia do seu banco através de um chamado para a OTRS Group, os dados são seus e não terá nenhuma restrição em relação a isso, será solicitado a criação de uma chave para uso do rsync, você poderá obter todos seus dados do banco e anexos.

Com os dados em mãos, você deve seguir os seguintes passos.

  • Instação da ultima versão do Znuny LTS (você pode obter nesse link https://www.znuny.org/en/releases)
  • O banco utilizado por eles, normalmente é o MySQL ou MariaDB.
  • Agora com o Backup obtido pelo rsync você cria um banco e restaura esse backup nesse segundo banco.
  • Agora faça esse procedimento abaixo para restaurar os dados relevantes
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 customer_user > customer_user.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 ticket > ticket.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 ticket_history > ticket_history.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 ticket_flag > ticket_flag.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 ticket_number_counter > ticket_number_counter.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 user > user.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 article > article.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 article_data_mime > article_data_mime.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 article_data_mime_plain > article_data_mime_plain.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 article_flag > article_flag.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 article_search_index > article_search_index.sql
mysqldump -u otrs7 -p -h db otrs7 generic_agent_jobs > generic_agent_jobs.sql

Agora importe tudo eses dumps para o banco do Znuny LTS.

Com isso, seus chamados, histórico e artigos serão migrados, não perde nenhum registro.

Se for necessário migre também as permissões, só se atentem ao nome da tabela que na versão do Znuny se chama groups e no OTRS 7 se chama groups_table.

Minha recomendação que é aproveite isso para refazer isso (permissões) usando boas práticas, terá um ganho incrível com a versão do Znuny.

Se você possuir alguma integração podemos ajudar, basta entrar em contato. Temos os invokers e GenericRPC, se sistema voltará ao seu controle sem nenhum ônus.

Para o portal do cliente eu recomendo darem uma olhada no nosso AddOn CustomerPortal, já contém alguns requisitos da LGPD e esta sendo usado por praticamente todos os meus clientes. (você pode consultar tudo o que ele pode fazer aqui: https://docs.serviceup.com.br/AddOns/OTRS6/InBox%20CustomerPortal/#resources )

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Conheça o módulo SurveyBadAnswerEmail


A equipe OTRSinBox disponibilizou mais um video para seus usuários. O módulo SurveyBadAnswerEmail no qual permite que notificações e e-mails sejam enviados para determinados usuários quando avaliações negativas forem feitas na pesquisa de satisfação.

Fonte:https://otrsinbox.cloud/veja-como-funciona-o-modulo-surveybadansweremail/

AddOns, OTRS

Atualização: módulo Project Control


Já está disponível a atualização do nosso módulo de gerenciamento de projetos, o Project Control, com uma das novidades voltadas para a integração com chamados para registro de tempo. Veja as telas e confira as novidades da atualização:

https://otrsinbox.cloud/atualizacao-project-control/

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KPI para OTRS


Como utilizar os KPI para OTRS?

Pensando em facilitar a visualização do fluxo de atendimento no OTRS, criamos uma funcionalidade que permite a criação de conjuntos de KPI dentro do OTRS.

Os KPI são indicadores-chave de desempenho, podem ser utilizados como métricas essenciais para medir e avaliar determinados pontos dos processos.

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Gostou dessa funcionalidade? Leia mais sobre isso clicando aqui!

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OTRS: Solicitação de aprovação de FAQ


No OTRS a FAQ é um módulo desenvolvido pela própria “OTRS Group”, usado para fazer gestão de conhecimento.

Possui a possibilidade de vários níveis de categorização e cada nível com permissões especificas, além disso é possível definir em qual interface estará disponível, além de permitir palavras-chave para facilitar a busca.


Após essa pequena introdução vamos configurar o módulo da forma que os procedimentos antes de serem publicados, deverão passar por uma aprovação.

Vamos instalar a FAQ, caso ainda não tenha feito.


Acesse Administração => Configuração de sistema, após isso selecione o grupo FAQ e vá até o Subgrupo “Core::Approval”


Após acessar esse subgrupo você precisa ajustar o parâmetro FAQ::ApprovalRequired para “Sim”

Vamos manter os dois parâmetros abaixo como estão.


Nós dois próximos você pode traduzir caso desejar.

FAQ::ApprovalTicketSubject

FAQ::ApprovalTicketBody

Agora certifique-se de que os valores abaixo existam no seu sistema.


Agora crie um fila com o nome FAQ_Approval ou caso tenha escolhido outro na configuração do parâmetro FAQ::ApprovalQueue

Agora ao criar a FAQ observe que quem não está no grupo faq_admin ao publicar um procedimento a aprovação dessa FAQ estará como “Não”

Um chamado foi criar pedindo a aprovação.

Agora o usuário que estive no grupo faq_approval deverá acessar a FAQ e alterar o Aprovação para “Sim”, dessa forma estará disponível para todos os usuários.

No chamado criar irá um link para essa tela.

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Matriz de prioridade no OTRS


A matriz Criticalidade <-> Impacto <-> Prioridade no OTRS é muito útil pra ajudar na triagem dos chamados, ela sugere a uma prioridade baseado na criticalidade do serviço e o impacto do chamado.

Lembrando que a prioridade não define SLA, no OTRS, o SLA é vinculado ao serviço ou fila, você até pode criar através de ACL outros tipos de vínculos, mas a priori a relação é serviços e fila.

Então vamos lá, para definirmos a criticidade do chamado precisamos do ITSM instalado, depois abrimos o cadastro do serviço de temos esse campo.

Screenshot_1

Por padrão temos 5 opções

  • 1 Muito Baixo
  • 2 Baixo
  • 3 Normal
  • 4 Baixo
  • 5 Muito Alto

Você pode alterar esse cadastro no campo dinâmico ITSMCriticality

Screenshot_2

Até agora temos a criticalidade atrelada ao serviço.

O campo impacto que pode ser modificado no campo dinâmico ITSMImpact, temos os mesmos parâmetros do outro campo, que também podem ser ajustados.

Screenshot_3

O impacto pode ser alterado de acordo com o negócio onde o OTRS esta sendo implantado, quando é um OTRS para atendimento de apenas uma empresa, pode ser alterado para  Um usuário, Um departamento, Um operação, Diretoria e etc…

Agora vamos definir a prioridade baseado na criticalidade do serviço e impacto do chamado.

Screenshot_4

Você pode alterar acessando esse item.

Screenshot_5

Essa matriz diz a qual Prioridade terá a relação do Impacto vs Criticalidade, então na hora de você abrir um chamado Via Phone ou Email, ao definir o serviço e alterar o impacto sua prioridade seja ajustada.

Lembrando que você pode manualmente forçar uma outra prioridade, o OTRS vai sugerir a melhor de acordo com as configurações criadas.

Pra finalizar, resumindo.

A criticalidade do serviços e o impacto do chamado sugere o a prioridade, você manualmente pode corrigir a prioridade porém não pode alterar o criticalidade, pois ela esta vinculada ao serviço.

Obrigado pela leitura.

 

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Usando novo campo dinâmico de tabela para criação de formulário de reembolso


Alguns posts atrás eu postei aqui um campo dinâmico de tabela pode ler clicando aqui, nós reescrevemos e colocamos algumas funcionalidades para tornar mais prático a configuração, dando mais liberdade para o Administrador da ferramenta.

A intenção não é criar um processo de reembolso, mas apenas mostrar o funcionamento do novo campo dinâmico.

Vamos criar aqui um processo de reembolso utilizando essa tabela.

Funcionalidade:

  • Criação de colunas personalizadas
  • Criação de colunas com valores numéricos
  • Criação de colunas com valores numéricos monetários
    • Opção de permitir ou não valor negativo
    • Campo para selecionar a moeda
  • Criação de colunas com máscara de entrada (CPF, CNPJ, RG e outros).
  • Criação de colunas com lista de opções selecionáveis.
  • Criação de colunas de texto
  • Criação de colunas de data com componente para seleção
  • Preenchimento via processo ou não.
  • Opção de edição após preenchimento.
  • Criação de somatório de colunas.

Informações do campo.

Criação de colunas Tipo de gasto

Criação de coluna de Valor

Criação de outros campos (Data, Quantidade, Observação e CPF do comprador).

Observe que criamos um campo do tipo Chamado.

Criando o processo

Criação da Janela de atividade

Criação da atividade

Preenchendo a Tabela de Reembolso.

Criando campo com somatória

Com esse campo vai ser possível criar formulários mais completos, permitindo implementar regras de negócios mais complexas sem necessidade de recorrer a desenvolvimento.

Para ver uma apresentação ou conhecer mais desse módulo mande um e-mail para contato@otrsbrasil.com

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Mudar tema do ckeditor no OTRS


Uma dica simples, o ckeditor é o editor padrão do OTRS, o thema padrão dele na versão 4 do OTRS ( versão ckeditor-4.4.5 ) é o moono.

Para alterar você deve seguir os passos.

Escolha o skin desejado e clique em Download

http://ckeditor.com/addons/skins/all

Descompacte e coloque na pasta skin do ckeditor.

Por  padrão /opt/otrs/var/httpd/htdocs/js/thirdparty/ckeditor-4.4.5/skins

Agora abra o arquivo /opt/otrs/var/httpd/htdocs/js/Core.UI.RichTextEditor.js na linha 112 e modifique o parâmetro skin para o nome da pasta do skin.

 

Abaixo a imagem de como pode ficar.

 

img img2

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Otrs 3.2 – Melhorias do problema de chamados duplicados


O OTRS na versão 3.2 existe um melhoria interessante que o agrupamento de interações não apenas por Subject ( “TICKET#2012000000000”), agora ele consegue fazer verificações no corpo da mensagem, além de anexos e outros itens, para verificar se aquele e-mail faz parte de um chamado.

Quando o problema ocorre ?

Em sistemas que a abertura de chamados é por e-mail o cliente colocam outros e-mail em copia e esses e-mail que estão em copia respondem sobre o chamado principal.

Com isso o Subject ainda não foi alterado para que o OTRS identifique o código do chamado, isso gera chamados duplicados causam muitos problemas com métricas e etc.

Solução:

Em Core:Postmaster

Altere o seguinte campos para YES:

PostmasterFollowUpSearchInReferences
PostmasterFollowUpSearchInBody
PostmasterFollowUpSearchInAttachment
PostmasterFollowUpSearchInRaw

Isso deve ajudar a resolver o problema, porém como é um recurso novo, então vale um ponto a mais de atenção, pra compreender se no seu ambiente ele sera eficaz.

Por hora é isso.

Até mais.